Update nieuwe wetgeving AVG handboogsport

Nieuwsbrief NHB _ Update AVG _ 28 april 2018

Is jouw club al klaar voor de nieuwe privacywetgeving?

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer. De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR).

Voor alle sportverenigingen, groot of klein, betekent dit dat er een aantal stappen ondernomen moet worden voor het vastleggen van de verwerking van de persoonsgegevens van de leden.

De NHB is de afgelopen maanden met diverse partijen in gesprek geweest om de elementen van de AVG te ontleden en toepasbaar te maken op de NHB en de aangesloten verenigingen. Met deze korte nieuwsbrief brengen we graag een korte update over de stand van zaken rondom de privacywetgeving.

9 mei as. vindt de laatste bijeenkomst plaats tussen DAS, NOC*NSF en de sportbonden plaats. Hiermee zal naar verwachting het traject van privacy binnen de sportbonden afgerond worden.

Meer informatie>> https://sport.nl/voorclubs/nieuws/2018/04/de-privacywet-clubs-moeten-allemaal-een-aantal-zaken-regelen

Q&A

Een aantal belangrijke onderwerpen die de afgelopen weken ter sprake zijn gekomen:

  1. Het is al bijna 25 mei, lopen we als vereniging grote risico’s op boetes?
    Nee, paniek is niet nodig. Het is niet zo dat verenigingen al het werk exact op 25 mei afgerond en honderd procent in orde moeten hebben. Maar je moet een start gemaakt hebben, je moet kunnen laten zien dat je er serieus mee aan de slag bent gegaan. Belangrijk is vastlegging. Wie en waar in de vereniging ontvangen we nu persoonsgegevens en wat doen we ermee?
  2. Moeten we als vereniging een verwerkersovereenkomst sluiten met de NHB
    Nee, dit hoeft niet. Volgens de statuten van de NHB zijn zowel de verenigingen als individuele leden van de verenigingen direct lid van de NHB. de NHB legt het doel en de manier van verwerken van de persoonsgegevens van de leden vast. Daarbij besluit de NHB op welke manier ze gegevens verwerken, waarom dat gebeurt en hoe dat plaatsvindt. Daarmee is de NHB de verwerking verantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we van u als vereniging ontvangen. De uitwisseling die plaatsvindt tussen u, als vereniging, en de NHB als overkoepelend orgaan is een uitwisseling tussen twee verwerking verantwoordelijken. Het is daarom niet nodig om een verwerkersovereenkomst af te sluiten.
  3. Kunnen wij als vereniging modeldocumenten verwachten?
    Ja. De NHB levert voor de verenigingen templates voor bijvoorbeeld de privacyverklaring, verwerking register en geheimhoudingsverklaring.
  4. Mag ik foto’s en filmpjes van sporters en toeschouwers publiceren?
    Ja dat mag. Voor het maken en publiceren van beeldmateriaal moet de sportorganisatie toestemming hebben van herkenbaar in beeld gebrachte betrokkenen, óf een gerechtvaardigd belang hebben. Denk bij een gerechtvaardigd belang aan persvrijheid, direct marketing, promotie van de organisatie of beveiliging. Ook wedstrijdverslaggeving kan gemotiveerd onder het gerechtvaardigd belang vallen. Een sportorganisatie mag in dat geval foto’s en beelden van wedstrijden publiceren of uitzenden, ook als daarbij bijvoorbeeld toeschouwers herkenbaar in beeld komen.
    Let op bij kinderen: hun privacybelang weegt extra zwaar. Vraag daarom uitdrukkelijk toestemming aan de ouders of voogd voordat je overgaat tot publicatie.
  5. Mogen verenigingen nog cameratoezicht gebruiken voor hun accommodatie?
    Ja dit mag. Maar hieraan zijn wel strenge regels verbonden. Cameratoezicht maakt een grote inbreuk op privacy. Daarom moet er een duidelijk gerechtvaardigd belang zijn voor het cameratoezicht, zoals het tegengaan van diefstal. Tevens is er een duidelijke informatieplicht voor het toezicht en gelden er strenge regels voor de bewaartermijn van de beelden. Lees meer hier: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/cameratoezicht/cameratoezicht-winkels-horeca-en-sportclubs

 

  1. Mag ik persoonsgegevens bewaren voor onze clubhistorie?
    Dat mag. Wil je persoonsgegevens langer bewaren, bijvoorbeeld voor de clubhistorie (bijvoorbeeld foto’s of bijzondere prestaties) dan mag dat op basis van de uitzondering: historisch doel. Zorg er dan wel voor dat je dit doel kunt aantonen en er niet meer gegevens worden bewaard dan nodig.
  2. Kan ik via de NHB juridische ondersteuning krijgen met betrekking tot privacy?
    Ja. De juridisch partner van de NHB, DAS, biedt een juridische adviesdesk. Dit advies is veelal kosteloos.
  3. Kunnen we als vereniging toegang krijgen tot het AVG-programma?
    Ja dat kan. De NHB kan inlogcodes aankopen voor het stappenplan. Neem daarvoor contact op via info@handboogsport.nl met als onderwerp ‘privacy’.

Q&A Sport.NL

Onze juridisch partner DAS heeft samen met de NOC*NSF een Q&A opgesteld waarbij een groot aantal praktische vragen behandeld worden. Deze vind je hier

 

https://sport.nl/media/21900/questions-and-answers-avg-sportverenigingen-april-2018_v2.pdf

 

Voor verdere vragen of voor meer informatie kunt u mailen naar info@handboogsport.nl met als onderwerp ‘privacy’.